Проведение корпоративных встреч и конференций стало одним из пунктов ведения успешного бизнеса. Современные конференции давно вышли за рамки строго отведенного времени и необходимости приглашения гостей. Теперь недостаточно снять коттедж недорого, пригласить участников, прочитать доклад, изредка прилагая визуальные примеры, и ответить на пару вопросов. IT-конференция транслирует знания и обсуждается еще долго после непосредственного ее проведения. Сие означает, что встреча должна обязательно быть опубликована он-лайн.
Организаторские моменты конференции:
- обозначьте цели и задачи мероприятия;
- обозначьте целевую аудиторию конференции, разошлите приглашения;
- тщательно отберите ораторов, которые смогут интересно и нерастянуто преподнести свои доклады;
- определите сроки мероприятия;
- удостоверьтесь, что дата конференции не совпадает с датами других мероприятий, что может повлиять на количество ваших гостей;
- необходимая база отдыха область или подходящее помещение для проведения конференции должно быть заранее выбрано и забронировано;
- всегда имейте с собой контракт на случай необходимости внесения изменений и поправок;
- тщательно спланируйте рекламную акцию с описанием целей и основных тезисов конференции;
- разработайте план действий на случай непредвиденных ситуаций (отсутствие докладчика, неполадки с техникой, проблемы с помещением);
- обеспечьте участникам и гостям конференции фуршет.
Ближе к проведению конференции необходимо всем участникам и гостям разослать напоминания о дате и месте мероприятия. За 5-6 дней нужно обязательно связаться с докладчиками и выяснить, все ли могут участвовать. Позаботьтесь о своевременной распечатке рекламных буклетов конференции. Предварительная регистрация участников конференции должна проходить в течение месяца со дня объявления. В процессе продажи билетов следите за количеством свободных мест и квалификацией уже зарегистрированных участников. Обязательно обеспечьте присутствие прессы на мероприятии. Для распределения нагрузки на слушателей разбейте выступления на части, а в перерывах устройте легкую музыкальную паузу с активным обсуждением услышанного. По окончанию IT-конференции можно презентовать всем присутствующим тематические сувениры.
Как уже говорилось, IT-конференция не ограничивается стенами конференц-зала, а потому необходимо обеспечить трансляцию презентации в интернете (on-line или offline) с приложением видео и слайд-шоу с разъяснительными статьями.
Только спокойная и друженственная атмосфера, присутсвие людей, объдененных одними интересами, сделают вашу конференцию действительно интересной, познавательной и успешной. Все участники должны чувствовать свою значимость и внимание к своей персоне, а информация должна быть актуальной и полезной в работе. Только так конференция действительно состоится.